Собрание (meeting) – совместное обсуждение вопросов подразделения. Обязательным, имеющим четкую периодичность и наиболее стандартизированным видом собрания в компаниях сферы FMCG является собрание команд полевых сотрудников. При этом, как правило, супервайзеры проводят собрания с линейными полевыми сотрудниками, территориальный менеджер – с супервайзерами.
Зачем нужны собрания полевых команд? Каждый сотрудник работает на закрепленной за ним территории самостоятельно, мало пересекаясь с другими. Во время собрания он может сравнить свои результаты с достижениями других членов команды, обменяться мнениями, решить свои рабочие вопросы. Для супервайзера проведение собрания – это возможность дать обратную связь сразу всей своей команде, а не каждому подчиненному индивидуально. Основной задачей собрания является формирование четкого понимания у всех членов команды, где каждый из них (и команда в целом) находится, сколько еще осталось до достижения поставленных целей, какие на пути есть проблемы и какие есть ресурсы для решения этих проблем. Поскольку на собрании выявляются типичные проблемы и сотрудники могут обменяться опытом по их решению, а супервайзер может включать в собрание элементы тренинга, то собрание может выполнять еще и обучающую функцию. Таким образом, правильно проведенное собрание позволяет не только оперативно решать рабочие вопросы, но также обладает мощным обучающим, мотивационным и командообразующим эффектом.
Как часто проводится собрание команд? Компании, нацеленные на быстрое продвижение на рынке, за стандарт принимают ежедневное проведение собрания, например, каждое утро. Продолжительность собрания при этом обычно ограничена 20-30 минутами. В некоторых компаниях в качестве стандарта принято проведение собрания команд дважды в день, утром и вечером. Это является обоснованным, если на территориях существует большое количество проблем, а ситуация на рынке быстро меняется. Например, для компаний, активно захватывающих рынок, работающих на рынке недавно или выводящих на рынок новый продукт. В противном случае, проведение собрания дважды в день превращается в рутину и начинает вызывать внутренний протест у сотрудников. Компании, работающие на стабильном рынке, работающие на рынке давно, занявшие свою долю рынка и не планирующие серьезных изменений, за стандарт принимают проведение собрания один или два раза в неделю, что в этих условиях является вполне достаточным. При этом продолжительность собраний может быть более высокой, в диапазоне от получаса до полутора часов.
…В одной из компаний исторически сложилось проведение собраний полевых сил каждое утро. Ситуация на рынке за последнее десятилетие стала намного более стабильной, поскольку компания оттеснила практически всех конкурентов и заняла существенную долю рынка. Руководству компании неоднократно выдвигались предложения отменить практику ежедневных собраний, однако решение вопроса затягивалось несколько лет из-за опасений падения рабочих показателей. Когда все-таки полевые силы были переведены на формат собрания дважды в неделю, рабочие показатели не изменились, зато, к удивлению, принципиально снизилась текучесть полевых сотрудников…
Какие вопросы обсуждаются на собрании? На собрание не принято выносить вопросы, которые касаются только одного подчиненного, носят конфиденциальный характер или время обсуждения которых выходит за формат командного собрания. Повестка собрания команды, как правило, является стандартной.
- Приветствие : супервайзер приветствует команду, создает благоприятную атмосферу и позитивное настроение, напоминает правила проведения собрания (нет посторонних разговоров, телефоны выключены или переведены в беззвучный режим).
- Новости компании, филиала, команды: изменения ассортимента, режима работы, документооборота, появление новых сотрудников, день рождения кого-либо из членов команды и т.д.
- Выполнение планов, задач в целом по команде за прошедший период: супервайзер озвучивает результаты команды на текущий период по отношению к плановым показателям, сравнивает результат команды по отношению к другим командам.
- Лучший сотрудник за прошедший период и его результат: супервайзер определяет и публично хвалит лучшего сотрудника, достигшего наилучших результатов, просит его рассказать о способах достижения и навыках, повлиявших на достижение результатов.
- Отчет сотрудников о выполнении планов, задач на текущий момент.
- Анализ причин отставания в выполнении планов, задач и поиск путей достижения по схеме: почему такой результат? Что нужно изменить, сделать? Как будет выполняться поставленная цель?
- Постановка командной цели на будущий период: супервайзер резюмирует обсуждение результатов, озвучивает командную цель и способы ее достижения, используя метод SMART, и добивается принятия командой поставленной цели.
- Проведение обучающего мини-мероприятия: при необходимости, супервайзер проводит обучение наиболее актуальным для достижения командной цели знаниям и навыкам.
- Подведение итогов, мотивирование команды на достижение результатов.
Проведение собрания относится к категории дел, в отношении которых руководитель может применять делегирование. В частности, супервайзер может делегировать старшему торговому представителю (или другому сотруднику, определенному в кадровый резерв) подготовку к проведению собрания, проведение отдельных блоков собрания или собрания в целом, проведение на собрании обучающих мероприятий. Тем самым обеспечивается повышение статуса резервиста в команде, освоение им управленческого функционала, а также снижение нагрузки на супервайзера.