Полевой аудит — проверка результатов работы торгового представителя в торговых точках закрепленной за ним территории, которая проводится без его присутствия. Цели аудита могут быть разные:
— оценить соответствие самостоятельной работы торгового представителя существующим в компании стандартам (например, корректность сделанной им выкладки товара в соответствии с планограммой, или корректность соблюдения им утвержденного маршрута посещения клиентов),
— оценить выполнение торговым представителем задач по развитию продаж у клиентов,
— определить потребность в дальнейшем обучении торгового представителя и тем обучения.
В основном, аудит проводит супервайзер, являющийся непосредственным руководителем торгового представителя. Однако, также могут проводить аудит и другие сотрудники, например, супервайзер другой команды (в случае перекрестного аудита), руководители филиалов, тренинг-менеджеры, аудиторы. В некоторых компаниях аудит проводят только аудиторы, и тогда аудит начинает выполнять в большей степени контролирующую функцию, чем мотивирующую и развивающую.
В разных компаниях процедура проведения аудита может несколько различаться в зависимости от стандартов, принятых в данной компании. Тем не менее, можно выделить следующие основные этапы проведения аудита:
- Подготовка к аудиту — как правило, выделяется в стандартах всех компаний. При подготовке к аудиту проверяющий ставит цели на аудит, в зависимости от цели самостоятельно выбирает вид аудита из возможных вариантов, готовит необходимые для аудита бланки и материалы (например, POS-материалы, бренд-листы, образцы продукта). Если проверяющий для аудита использует ППК, то он готовит его к работе, при необходимости синхронизирует базу торговых точек маршрута.
- Внешний осмотр торговой точки — проводится для проверки паспортных данных торговой точки (название, адрес, тип торговой точки, часы работы, проходимость и т.д.). В случае использования ППК нередко проверке подлежат также и GPS-координаты торговой точки.
- Осмотр витрины, торгового зала – проводится анализ расположения товара компании, подсчитывается количество марок в наличии, оценивается наличие и степень использования торгового оборудования, соблюдение правил мерчендайзинга. Полученная информация сверяется с данными, указанными в предоставляемой торговым представителем отчетности. Проверяющий также обращает внимание на расположение и ассортимент конкурентов, вырабатывает возможные варианты улучшения существующей ситуации.
- Представление персоналу торговой точки — проводится в соответствии со стандартами представления. Проверяющий называет компанию, сотрудником которой он является, и называет в качестве цели визита, как правило, один из вариантов: «узнать, как продаются наши бренды», «провести анализ качества оказываемого вам сервиса», «провести маркетинговое исследование». Данный этап (как и два следующих) являются обязательными не во всех компаниях FMCG, в некоторых компаниях аудит проводится молча без контакта с персоналом торговых точек. Проверяющий находится в торговом зале среди обычных покупателей и никаким образом не идентифицирует себя сотрудникам торговой точки, собирая информацию только визуально. Достоинством этого является сокращение времени на проведение аудита, более низкие требования к квалификации проверяющего и его коммуникативным способностям. Недостатком является значительное ограничение получаемой информации, отсутствие возможности видеть запас товара на складе и под прилавком.
- Получение информации в торговой точке – проводится общение с персоналом торговой точки, в ходе которого выясняется эффективность работы торгового представителя, анализируется правильность снятия торговым представителем остатков товара, корректность формирования заказа, анализируется спрос на торговые марки компании, фиксируются результаты сверок взаиморасчетов, решаются другие вопросы. Зачастую бывает достаточно проверить оптимальность запаса наиболее ходовых марок, чтобы понять корректность формирования заказа торговым представителем по портфелю компании в целом.
- Прощание – проверяющий благодарит персонал торговой точки за предоставленную информацию и доброжелательно прощается.
- Анализ полученной информации – сопоставление полученной информации с отчетностью торгового представителя, выявление достоверности информации, анализ резервов для дальнейшего развития продаж в торговой точке. Проверяющий определяет потребности в поощрении или порицании торгового представителя, а также необходимость его дальнейшего обучения.
- Обсуждение результатов – самый важный этап аудита, в ходе которого проверяющий дает обратную связь торговому представителю о результатах его работы, ободряет за достигнутые успехи и мотивирует на действия по дальнейшее развитию продаж на территории. Проверяющий назначает встречу с торговым представителем, проверяет знание им задач по развитию продаж, инициирует с его стороны самоанализ достижений и необходимых дальнейших действий в торговых точках. Проверяющий и торговый представитель совместно обсуждают результаты аудита, и ставят задачи на следующий визит в данные торговые точки. Задачи, как правило, фиксируются письменно (например, в бланке аудита, либо в специальном бланке задач по результатам аудита, либо в планировщике торгового представителя). В компаниях с использованием электронной полевой отчетности фиксация задач может осуществляться в ППК.